受け取った請求書を残す（保存の手順のみ）
紙で届いた請求書、メールに添付された PDF を一か所に集めて残す。Bill One と freee会計の取り込みの流れ。制度の要件は各所管で確認する。
- 1. 受け取り口をひとつにする紙は決めた場所に、PDF は決めたメールアドレスかフォルダに集める。Bill One では受領用の住所とメールアドレスが発行され、取引先にそこへ送ってもらう形になる。
- 2. 取り込む紙はスキャンかスマートフォンで撮影して取り込む。freee会計ではファイルボックスに PDF や画像を入れると、日付・金額・取引先が読み取られる。Bill One は届いたものが自動でデータ化される。
- 3. 内容を確認して仕訳にひもづける読み取られた金額・日付・取引先を確認し、経費の科目を選ぶ。freee会計なら取引として登録すると仕訳が入る。Bill One では承認の流れに乗せてから会計に連携する。
- 4. 支払い期日を管理する支払期限を一覧で見る。未払いの一覧を月に一度確認すれば、支払い漏れが減る。
- 5. 検索できる状態で残す取引先・日付・金額で検索できる状態になっているかを確認する。保存の要件（期間・検索項目など）は各社の記載と各所管の案内で確認する。
コツ
- 紙の原本をいつまで残すかは、各所管の案内と税理士に確認する
- 受け取り件数が多い法人は専用サービス、少ないなら会計ソフトの取り込みで足りる場合がある